Aanbesteding

Naast de traditionele samenwerkingsvorm zijn in de afgelopen jaren in hoog tempo geïntegreerde samenwerkingsvormen ontstaan. Met innovatieve of geïntegreerde contractvormen wordt beoogd bouwprojecten beter, sneller en slimmer te realiseren door meer taken en verantwoordelijkheden door de opdrachtnemer uit te laten voeren met minder bemoeienis (voorschrijven en controletaken) van de opdrachtgever. Waar in de traditionele samenwerking de opdrachtgever zorg draagt voor een bestek en een opdrachtnemer het bestek realiseert, neemt in een geïntegreerde samenwerking de opdrachtnemer naast de uitvoering ook ontwerpactiviteiten, onderhoud en/of exploitatie voor zijn rekening. Een geïntegreerde samenwerking vergt van opdrachtgevers een andere opstelling. Het vergt ook een andere aanpak van de vraagspecificatie en de organisatie van het toezicht. Sterker nog, in wezen noodzaakt de aanwezigheid van de verschillende vormen tot een strategische afweging ten aanzien van het inkooptraject. In het omgaan met innovatieve contracten kunnen de professionele adviseurs van ADTS Consultancy u de noodzakeijke ondersteuning bieden.

Traditionele Aanpak

In de traditionele aanpak leiden een initiatie- en een definitiefase tot een plan van aanpak en een Programma van Eisen (PvE), veelal eerst een functioneel programma en dan een technisch. Nadere uitwerking in de ontwerp-fase leidt vervolgens tot een aan te besteden bestek. De opdrachtgever vervult hierin een leidende rol. Niet iedere opdrachtgever heeft de inhoudelijke kennis of de capaciteit om haar rol tot een goed einde te brengen. Uitbesteding aan een professional, zoals ADTS Consultancy, is veelal een logische keuze.

Nieuwe vormen

Het ontstaan van nieuwe samenwerkings- en contractvormen, met als belangrijkste kenmerk een voorwaartse integratie vanuit de uitvoering richting de ontwerpactiviteiten, heeft niet alleen de taakverdeling tussen opdrachtgever en opdrachtnemer veranderd, maar stelt ook andere eisen aan de manier waarop het eindresultaat gedefinieerd wordt. In de meest vergaande vorm van geïntegreerde samenwerking definieert de opdrachtgever uitsluitend de functionele specificatie (vergelijkbaar met PvE) van het eindresultaat.

Vervolgens vormt deze specificatie de basis voor het contract met een opdrachtnemer, die dan zorg draagt voor technische uitwerking, realisatie en, wellicht, onderhoud en/of exploitatie. Dat het Programma van Eisen in plaats van een werkdocument een contractdocument is geworden stelt andere eisen aan het document: de functionele eisen dienen bijvoorbeeld specifiek, meetbaar, aanvaardbaar, realistisch en tijdgebonden (SMART) gedefinieerd te worden.

Deze functionele specificatie, zowel voor opdrachtgevers als opdrachtnemers nog relatief nieuw, vergt een andere aanpak. Ook hierin kunnen de professionele adviseurs van ADTS Consultancy u de noodzakelijke ondersteuning bieden, door het uitvoeren van inhoudelijke activiteiten of door opleiden binnen uw organisatie.

Wijze van kwaliteitsborging

Ook de wijze van kwaliteitsborging is steeds onderwerp van strategische besluitvorming van de professionele opdrachtgever. Inmiddels zijn er voor het traditionele bestekscontract met directievoering en toezicht goede alternatieven in de vorm van geïntegreerde contracten onder volledige kwaliteitsborging. De uitgangspunten van kwaliteitsborging zijn simpel: de opdrachtnemer dient aan te tonen dat het gerealiseerde product voldoet aan de geëiste specificatie.

De praktische uitvoering blijkt niettemin lastig; niet in de laatste plaats omdat het voor de directie en het toezicht een geheel andere werkwijze vraagt. ADTS Consultancy kan u niet alleen behulpzaam zijn met ervaren en flexibele directievoerders en toezichthouders, maar ook met het opzetten, implementeren en onderhouden van een projectgebonden kwaliteitsborging.

Welke contractvorm?

De vraag welke contractvorm voor uw project de beste keuze is, heeft een directe relatie met de bijbehorende aanbestedingswijze. Veelal blijkt het niet eenvoudig de gemaakte keuzes consequent uit te werken en te implementeren in de voorbereidings- en uitvoeringsorganisatie. Andere complicerende factor is dat deze afwegingen in een relatief vroeg stadium, wanneer het eindresultaat nog niet eenduidig gedefinieerd is, gemaakt dienen te worden;

ADTS Consultancy kan u behulpzaam zijn met het opstellen en implementeren van een volledig inkooptraject, inclusief het houden van een aanbesteding en het vervaardigen en beheren van de resulterende contracten.